Stark in Krisenzeiten – wie Sie trotz Ausnahmezustand ein verlässlicher Partner für Ihre Kunden bleiben

Ansagenprofis.de

Es gibt zur Zeit wohl kaum ein anderes Thema, dass stärker im Fokus steht als das Corona Virus. Mit dem Virus geht naturgemäß eine große Unsicherheit einher; viele Fragen kommen auf. Gleichzeitig erhöht sich das Telefonaufkommen, insbesondere für ganz bestimmte Branchen, enorm. Die Flut an Anrufen ist aktuell für viele Unternehmen kaum noch zu bewältigen. Die Zeit, die AnruferInnen in Warteschleifen verbringen ist dadurch stark gestiegen und Anrufe können häufig nicht direkt beantwortet werden. 

Wie Sie diese Wartezeiten aber auch die Möglichkeiten Ihrer Mailbox bzw. Ihres Anrufbeantworters bestmöglich nutzen, um auch in Krisenzeiten ein verlässlicher Partner für Ihre Kunden zu bleiben, das verraten wir Ihnen jetzt:

Warteschleife und Mailbox- bzw. Anrufbeantworteransage optimieren

Besonders während Krisen ist es umso wichtiger, dass Ihre KundInnen nicht in endlosen Warteschleifen ohne Informationsgehalt feststecken. Darum: nutzen Sie professionelle Telefonansagen um die Wartezeit mit relevanten Informationen aufzuwerten. Vielleicht haben Sie in den vergangen Tagen bemerkt, dass sich bestimmte Fragen besonders häufig widerholen. 

Beantworten Sie doch einfach die dringendsten Fragen bereits innerhalb Ihrer Telefonansage oder halten Sie Ihre KundInnen mit den aktuellsten Neuigkeiten zum Thema auf dem Laufenden.
Je nach Telefonanlage kann es wichtig sein, dass sich die Telefonansage während der Wartezeit ständig widerholt, da Ihre AnruferInnen jeweils an einem anderen Punkt der Warteschleife einsteigen.

Wichtig dabei ist ein präziser, gut verständlicher Informationsfluss aber auch eine persönliche, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Ansprache. So fühlen sich Ihre KundInnen gut bei Ihnen aufgehoben – und Ihr Team wird entlastet. 

Gleiches gilt für Ihren Anrufbeantworter bzw. Ihre Mailbox: können AnruferInnen Sie bei dringenden Fragen nicht direkt erreichen ist Frust oft vorprogrammiert. Steuern Sie hier entgegen und stärken Sie die Kundenbeziehung! Kurze, verständliche Informationen zur aktuellen Lage können hier den Unterschied machen. 

Kunden schneller zum Ziel führen

Überlegen Sie sich, ob und wie Sie die Kurzwahl-Optionen Ihrer Telefonanlage neu und damit effizienter belegen können. Was sind zurzeit die häufigsten Anliegen Ihrer KundInnen? In einem Reisebüro etwa sind das aktuell z.B.  Fragen zu Stornierungen, Umbuchungen, Einreisebestimmungen und Absagen durch Reiseveranstalter oder Reedereien.  Bieten Sie Ihren AnruferInnen diese Wahloptionen per Telefonansage an und bilden Sie innerhalb Ihres Unternehmens Expertenteams, die jeweils für die Beantwortung dieser Fragen zuständig sind. Das vermittelt Professionalität und Sicherheit in Krisenzeiten.

Eine weitere Möglichkeit: wichtige Informationen per Kurzwahl und darauffolgender Telefonansage bereitzustellen. Um bei dem Beispiel des Reisebüros zu bleiben könnte das etwa so klingen: „Wählen Sie die 4 für aktuelle Reiseinformationen der Reedereien“. Wählt der Kunde bzw. die Kundin die 4, erfolgt eine automatische Telefonansage mit den wichtigsten Informationen der gängigsten Reedereien. So erhalten Ihre AnruferInnen schnell wichtige Informationen und Ihr Team kann das hohe Telefonaufkommen leichter bewältigen. 

Für den Fall der Fälle

Manchmal führen Krisenzeiten zu grundlegenden Veränderungen wie z.B. neuen Öffnungszeiten, eingeschränkter Erreichbarkeit oder gar die vorübergehende Schließung eines Unternehmens. Auch hier können wir – die Ansagenprofis – Ihnen mit der passenden Telefonansage bzw. Mailbox- oder Anrufbeantworteransage  behilflich sein. 

Welche Ansage für Ihr Unternehmen auch gerade richtig ist: fragen Sie uns – wir sind auch in Krisenzeiten für Sie da!